Automatisierung der Prüfung von Mitarbeiterformularen mittels RPA

Herausforderung 

Der Kunde wandte sich an Edvantis mit dem Ziel, den Tracking- und Follow-up-Prozess rund um das Technology-Tracker-Formular zu automatisieren. 

Die zentralen Herausforderungen waren: 

• Manuelle Nachverfolgung von Formularübermittlungen im HRMS war zeitaufwendig und fehleranfällig 
• Geringe Transparenz für Führungskräfte darüber, welche Mitarbeitenden das Formular noch nicht eingereicht hatten 
• Fehlendes, belastbares Reporting für Audits oder interne Compliance-Prüfungen 

Ziele 

Die zentralen Projektziele waren: 

• Automatisches Extrahieren und Abgleichen der Übermittlungsdaten aus dem HRMS 
• Identifikation unvollständiger Einträge und Benachrichtigung der zuständigen Führungskräfte 
• Bereitstellung strukturierter Reports für HR-Reviews und Compliance-Prüfungen 
• Ablösung manueller Nachverfolgung durch HR-Mitarbeitende 

Teamgröße und Zusammensetzung

Edvantis stellte einen RPA-Entwickler, der die Lösung vollständig entsprechend den Anforderungen des Kunden umsetzte. 

Lösung 

Edvantis implementierte einen unbeaufsichtigten Automatisierungs-Workflow mit UiPath, der folgende Schritte abdeckt: 

• Anmeldung im HRMS und Zugriff auf den Bereich Technology Tracker im Onboarding-Modul 
• Extraktion der Liste der Mitarbeitenden, die das Formular eingereicht haben 
• Abgleich mit einer vollständigen internen Mitarbeiterliste 
• Erstellung eines umfassenden Reports 
• Vorbereitung individueller E-Mails für jede Führungskraft mit den fehlenden Einträgen ihres Teams 
• Automatischer Versand der E-Mails über die Outlook-Integration von UiPath 

Ergebnisse 

Die Automatisierung verbesserte die Nachverfolgung von Onboarding-Formularen deutlich. Durch den Wegfall manueller Schritte konnte der Kunde den Bearbeitungsaufwand reduzieren, die Datenqualität erhöhen und Follow-ups schneller und zuverlässiger durchführen. 

Zentrale Ergebnisse: 

• Reduzierung der Tracking-Zeit von mehreren Stunden auf wenige Minuten 
• Höhere Abschlussquoten durch konsistente Nachverfolgung durch Führungskräfte 
• Eliminierung manueller Fehler im gesamten Prozess 
• Strukturierte Audit-Dokumentation durch Export in Excel 
• Wiederverwendbare Automatisierungslogik für weitere interne Tracking-Anwendungsfälle 

Neben der Erreichung des unmittelbaren Projektziels ist die implementierte Automatisierung flexibel erweiterbar und kann künftig auch für ähnliche Szenarien eingesetzt werden – etwa für Compliance-Tracking oder regelmäßige interne Prüfprozesse.