RPA-gestützte Datensynchronisation zwischen mehreren Projekt-Tracking-Tools

Herausforderung 

Der Kunde musste regelmäßig Daten zwischen Zoho und Jira synchronisieren. Vor der Automatisierung basierte der Prozess auf zwei Mitarbeitenden, die gemeinsam:

• Daten aus Zoho extrahierten 
• diese gemäß den Anforderungen von Jira aufbereiteten 
• die finale Version in Jira hochluden 

Die zentralen Herausforderungen waren: 

• Hoher manueller Aufwand für eine wiederkehrende Routineaufgabe 
• Risiko inkonsistenter oder veralteter Projektdaten in Jira 
• Verzögerungen durch Abhängigkeiten von Verfügbarkeit und Abstimmung zwischen Mitarbeitenden 

Ziele

Die wichtigsten Ziele des Projekts waren: 

• Projektbezogene Daten automatisch aus Zoho zu extrahieren und zu transformieren 
• Zusätzliche Metadaten über die Jira-API abzurufen 
• Die Daten zu einer konsistenten Datei zusammenzuführen und korrekt zu formatieren 
• Die Ergebnisse ohne manuellen Eingriff direkt in Jira hochzuladen 

Teamgröße und Zusammensetzung 

Edvantis stellte einen RPA Developer zur Verfügung, der den Automatisierungs-Workflow entwickelte und produktiv einführte. 

Lösung 

Mit UiPath implementierte Edvantis eine vollständig unbeaufsichtigte Automatisierung, die folgende Schritte ausführt: 

• Der Roboter meldet sich in Zoho an und navigiert zu Operations → Time Tracker → Projects, um die erforderliche Datei herunterzuladen. 
• Die heruntergeladene Datei wird sofort gemäß den Jira-Importspezifikationen neu formatiert. 
• Über die Jira API ruft der Roboter die relevanten Metadaten ab. 
• Informationen aus beiden Quellen werden zu einer einzigen, konsistenten Datei zusammengeführt. 
• Anschließend meldet sich der Roboter in Jira an und lädt die finale Datei automatisch im richtigen Bereich hoch. 

Gemeinsam haben wir starke Ergebnisse erzielt 

Diese Automatisierung hat den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datensynchronisierung deutlich reduziert. Der Kunde muss keine zwei Mitarbeitenden mehr für eine Routineaufgabe einsetzen, sodass sie sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können und das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern sinkt. 

Zentrale Ergebnisse: 

• Reduzierung der Verarbeitungszeit von ca. 1 Stunde auf 2 Minuten 
• Vollständige Eliminierung manueller Formatierung und Abstimmung 
• Sicherstellung konsistenter und aktueller Projektdaten in Jira 
• Ermöglichung einer unbeaufsichtigten Ausführung nach festem Zeitplan 

Zusätzlich zur Lösung des akuten Problems kann das Automatisierungs-Setup auch für ähnliche Synchronisationsaufgaben mit Drittsystemen oder internen Datenbanken wiederverwendet werden.