KI-gestützte CV-Verarbeitung für ein globales Softwareentwicklungsunternehmen

Herausforderung

Die Lebensläufe der Kandidat*innen gingen in unterschiedlichsten Formaten ein – als PDFs, Word-Dokumente und mit variierenden Layouts. Recruiter*innen mussten relevante Informationen manuell extrahieren und jeden CV in ein einheitliches, gebrandetes Template überführen. Die Bearbeitung eines einzelnen Lebenslaufs nahm dabei 3–4 Stunden in Anspruch.

In Pre-Sales-Spitzenzeiten gingen häufig Sammelanfragen mit 5–10 CVs unter hohem Zeitdruck ein.

Zentrale Herausforderungen waren:

• 3–4 Stunden manueller Aufwand pro CV
• Unterschiedliche Quellformate, die eine individuelle Bearbeitung erforderten
• Dringende Sammelanfragen ohne skalierbaren Prozess
• Hochqualifizierte Recruiter*innen waren mit Formatierung statt mit Kandidat*innenbewertung beschäftigt

Ziele

Ziel des Projekts war es, die Neuformatierung von Lebensläufen zu automatisieren und dabei eine kunden- und präsentationsreife Qualität sicherzustellen.

Die Lösung sollte:

• Lebensläufe in verschiedenen Formaten akzeptieren (PDF, DOC, DOCX)
• Zentrale Abschnitte extrahieren: Profil, Skills, Berufserfahrung, Ausbildung, Zertifizierungen, Sprachen
• Standardisierte Word-Dokumente gemäß dem Corporate Template erzeugen
• Fertige CVs automatisiert per E-Mail an den Anforderer versenden
• Sammelanfragen ohne Engpässe verarbeiten
• Eine einfache Eingabeoberfläche für nicht-technische Nutzer*innen bereitstellen

Teamgröße und Zusammensetzung

Edvantis stellte für das Projekt eine*n KI-Spezialist*in sowie eine*n RPA-Entwickler*in bereit. Das Recruiting-Team des Kunden war während der gesamten Entwicklungsphase in Feedback- und Testzyklen eingebunden.

KI- / Automatisierungsspezialist*in:

• Konzeption der Extraktionspipeline
• Aufbau von n8n-Workflows
• Implementierung der Azure OpenAI-Integration zur intelligenten Datenextraktion

RPA-Entwickler*in:

• Entwicklung des UiPath-Prozesses für Dokumentengenerierung und Template-Mapping
• Automatisierung des E-Mail-Versands

Das schlanke Team vereinte KI- und Automatisierungsexpertise und lieferte innerhalb von zwei Monaten eine produktionsreife Lösung.

Von Edvantis umgesetzte Lösung

Edvantis konzipierte eine modulare KI-Extraktionspipeline, bei der n8n für die Orchestrierung, Azure OpenAI für die intelligente Datenextraktion und UiPath für die Dokumentengenerierung eingesetzt wurden.

Ingestion & Preprocessing

Das System akzeptiert Lebensläufe in verschiedenen Formaten (PDF, DOC, DOCX) und erkennt den Dateityp automatisch. Der Rohtext wird in Markdown konvertiert, um die Dokumentstruktur für die KI-gestützte Verarbeitung konsistent zu erhalten.

Modulare KI-Extraktion

nstatt auf einen einzelnen Prompt zu setzen, verarbeitet die Lösung sechs CV-Bereiche über spezialisierte Extraktions-Workflows

1. Profilübersicht
2. Technische Fähigkeiten
3. Berufserfahrung
4. Ausbildung
5. Zertifizierungen und Kurse
6. Sprachen

Diese Architektur erhöht die Extraktionsgenauigkeit und ermöglicht es, jede Komponente unabhängig zu optimieren und weiterzuentwickeln.

Ausgabeerstellung

Die extrahierten Daten werden in ein strukturiertes JSON-Format überführt. Anschließend befüllt UiPath ein gebrandetes Word-Template mittels Bookmark-basiertem Mapping und versendet das fertige Dokument automatisch per E-Mail an den Anforderer.

Benutzeroberfläche

Ein einfaches Webformular ermöglicht es Recruiter*innen, Anfragen einzureichen, Kandidat*innendaten zu erfassen und Dateien hochzuladen. Das System versendet Statusbenachrichtigungen an definierten Verarbeitungsschritten sowie Fehlermeldungen bei fehlgeschlagenen Extraktionen.

Kontinuierliche Optimierung

Edvantis optimiert die Lösung fortlaufend durch Prompt Engineering, Anpassung der Extraktionslogik und Validierung der Ausgaben. Grundlage hierfür ist das direkte Feedback des Recruiting-Teams.

Gemeinsam erzielte Ergebnisse

Die Lösung wandelte einen mehrstündigen manuellen Prozess in einen weitgehend automatisierten und effizienten Workflow um.

Zentrale Ergebnisse:

• Reduzierung der CV-Bearbeitungszeit von 3–4 Stunden auf unter 60 Minuten pro Dokument
• Zuverlässige Verarbeitung von Sammelanfragen mit bis zu 10 CVs ohne Verzögerungen
• Konsistente, professionell formatierte Ergebnisse bei jeder Ausgabe
• Entlastung der Recruiter*innen, sodass sie sich auf die Bewertung von Kandidat*innen statt auf Formatierungsaufgaben konzentrieren können
• Vollautomatisierte Ausführung inklusive automatischem E-Mail-Versand
• Etablierung eines Feedback-Loops zur kontinuierlichen Verbesserung der Extraktionsgenauigkeit